22卒就職活動も終盤になり、残り数名の就活塾塾生が懸命に就職活動を行っています。
特に、文系の留学生は、コロナ禍の影響で、例年よりも求人が少ない中での活動であり、
とても苦労をしています。
その中で、最近増えてきたのが、企業とのメールのやりとりに関する相談です。
私からは、以下の点に注意してメールの返信を行うよう指示しています。
１．メールの返信は、タイトルを変えずに先方のメールへの返信を行う
→メールの設定によっては、返信にするとタイトルが消えてしまったり、わざわざ空のメールに先方のメールアドレスをコピペして送る留学生も多く、諸説あるのですが、先方の担当者の労力を考えた場合、件名を変えずに返信をした方がどのメールに対する返信なのかもわかりやすく、検索もしやすいと考え、先方からのメールの件名（タイトル）を変更しないよう指示しています。
２．面接候補日の設定は、具体的な日時で提案する
→先方から、面接候補日を提示するよう指示された場合、「いつでも大丈夫です」という返事ではなく
候補１：2021年9月22日（水） 13時～
候補２：2021年9月23日（木） 10時～
候補３：2021年9月23日（木） 13時～
という形で具体的な日時を指定するよう指示しています。企業からのメールには、だいたいの時間帯でも
大丈夫と書いてある場合も多いですが、自分の活動がしやすい時間帯を具体的に提示することで、複数の会社の面接設定も可能になるのと、他の会社の就職活動もしているという印象を相手に伝えるためでもあります。就活がうまくいかない多くの留学生は、1社の選考を終えてから次の会社の会社説明会→面接という形で活動をしているので、相手の会社に合わせようとします。一方で、採用担当者は、活動が少ない学生よりも、たくさん活動をしている学生の方に魅力を感じます。ですので、予定が空いていても具体的な日時を提示する方が好まれると考えています。
３．メールに誤った内容を書いてしまった場合
履歴書や卒業見込み証明書、成績証明書をいつまでに送りますと書いたが、予定どおりに届かないことが判明した場合などは、メールと電話でフォローするよう指示しています。メールだけでは気持ちが伝わりにくいので、電話でフォローすることで相手に申し訳ない気持ちを伝えることを目的としていますが、担当者によっては、電話での連絡を嫌う場合もあるかもしれません。それでも、誠意を伝えるためには、電話でフォローが重要です。一方で、このようなことが起きないようにすることの方が大切です。学校の卒業見込み証明書や成績証明書発行のスケジュールを理解しておく必要があります。
４．メールのフッダーには必ず連絡先を記入する
メールに慣れていないと、１で書いたような返信の形で送らなかったり、先方に伝えているメールアドレス以外のメールからメールを送信してしまうミスが起きてしまう場合があります。自分が誰であるかを明確にするためにも、必ずメールフッダー（署名）を用意し、メールを送る習慣をつけましょう。
５．正しい日本語を使うこと
前回のブログで書きましたが、採用担当者は、留学生の日本語を問合せ段階から無意識でチェックしています。ですので、メールの日本語が伝わらない内容だと致命的になります。必ず、日本人の友人や学校の先生に確認をしてもらうと良いのですが、スピードも重要ですので、普段からメールのやりとりに慣れておくことが重要と考えています。
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2022年卒留学生の皆様へ：
来年の4月から日本の会社で働くためには、在留資格の変更申請のタイミングから考えると、年内に内定を取得する必要があります。年内に内定を取得するには、10月、11月に会社と面接を行っている必要がありますので、今が最終段階です！未だ内定を取得できていない場合は、就活塾でサポートしますので、早めにご相談ください。
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2023年以降卒業予定の留学生の皆様へ：
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